Styrelsens arbete

Ersättningsutskott

Styrelsen har beslutat att inte inrätta något ersättningsutskott eftersom styrelsen anser det mer ändamålsenligt att hela styrelsen fullgör de uppgifter som enligt Koden ankommer på ersättningsutskottet.

Vad avser ersättningsfrågor innebär detta att styrelsen ska:

• bereda beslut i frågor om riktlinjer för ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare,
• följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar till ledande befattningshavare, samt
• följa och utvärdera utfallet av rörliga ersättningar och hur Bolaget tillämpar de riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare som antagits av bolagsstämman.

Revisionsutskott

I revisionsutskottet ingår Magnus Sundström, ordförande, Björn Garat, ledamot, Patrik Wahlén, ledamot. Revisionsutskottet har dels en rådgivande, dels en beredande funktion för beslutsärenden innan behandling och beslut sker i Volatis styrelse.

Revisionsutskottets övergripande uppgifter innefattar bland annat att:

• övervaka bolagets finansiella rapportering samt lämna rekommendationer och förslag för att säkerställa rapporteringens tillförlitlighet,
• med avseende på den finansiella rapporteringen övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll, internrevision och riskhantering;
• hålla sig informerat om revisionen av årsredovisningen och koncernredovisningen samt om slutsatserna av Revisorsinspektionens kvalitetskontroll;
• informera styrelsen om resultatet av revisionen och om på vilket sätt revisionen bidrog till den finansiella rapporteringens tillförlitlighet samt om vilken funktion utskottet har haft,
• granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och därvid särskilt uppmärksamma om revisorn tillhandahåller bolaget andra tjänster än revisionstjänster;
• lämna godkännande på uppdrag till revisionsbolag som är revisorer för bolaget avseende tjänster utanför revisionsuppdraget uppgående till mer än 100 000 kronor;
• biträda vid upprättandet av förslag till bolagsstämmans beslut om revisorsval; och
• bereda styrelsens beslut i ovanstående frågor.

Revisionsutskottet lämnar fortlöpande muntliga rapporter till styrelsen och lämnar förslag i frågor som kräver styrelsen beslut. Protokollen görs tillgängliga för samtliga styrelseledamöter. Utskottets ordförande har dessutom löpande kontakt med bolagets revisor.

Valberedning

Valberedning har utsetts i Volati AB inför årsstämman 2025 i enlighet med den instruktion som antogs av Volatis årsstämma 2024.

Valberedningen inför årsstämman 2025 utgörs av:

• Carin Wahlén (valberedningens ordförande), som representerar styrelseordförande Patrik Wahlén
• Karl Perlhagen, som representerar sig själv
• Jannis Kitsakis, som representerar Fjärde AP-fonden

Aktieägare i Volati AB är välkomna att inkomma med förslag till valberedningen under e-postadressen bolagsstamma@volati.se eller via bolagets postadress nedan, senast den 28 februari 2025.

Årsstämman 2024 beslutade om följande instruktion för att utse valberedningen att gälla tills vidare.

Valberedningen ska ha minst tre ledamöter, varav en kan vara styrelsens ordförande. Styrelsens ordförande ska senast sex månader före årsstämman besluta om denne önskar ingå i valberedningen. Om styrelsens ordförande ingår i valberedningen ska övriga ledamöter utses genom att styrelsens ordförande senast sex månader före årsstämman erbjuder de två största aktieägarna, baserat på Euroclear Sweden AB:s förteckning över registrerade aktieägare per den sista bankdagen i september innevarande år, möjlighet att utse varsin representant att vara ledamot i valberedningen.

Om styrelsens ordförande avstår från att ingå i valberedningen ska valberedningens ledamöter utses genom att styrelsens ordförande senast sex månader före årsstämman erbjuder de tre största aktieägarna, baserat på Euroclear Sweden AB:s förteckning över registrerade aktieägare per den sista bankdagen i september innevarande år, möjlighet att utse varsin representant att vara ledamot i valberedningen. Om någon aktieägare väljer att avstå från sin rätt att utse en ledamot övergår rätten till den aktieägare som, efter denne aktieägare, har det största aktieägandet i bolaget.

Ordförande i valberedningen ska, om inte ledamöterna enas om annat, vara den ledamot som röstmässigt representerar den största aktieägaren. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot ska dock inte vara valberedningens ordförande. Minst en av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till den i bolaget röstmässigt största aktieägaren eller grupp av aktieägare som samverkar om bolagets förvaltning.

Skulle en aktieägare, som är representerad i valberedningen, minska sitt ägande så att aktieägandet inte längre skulle kvalificera för att utse en ledamot i valberedningen så ska, om valberedningen så beslutar, av sådan aktieägare utsedd ledamot av valberedningen entledigas och annan av bolagets aktieägare erbjudas att utse ledamot i dennes ställe i enlighet med vad som framgår ovan. Skulle en aktieägare, som inte är representerad i valberedningen, öka sitt aktieägande så att aktieägandet skulle kvalificera för att utse en ledamot i valberedningen (och denne aktieägare inte i samband härmed erbjuds att utse ledamot i valberedningen på grund av vad som föreskrivs i föregående mening) ska, om valberedningen så beslutar, sådan aktieägare erbjudas möjlighet att utse en ledamot utan att ledamot utsedd av annan aktieägare entledigas. Antalet ledamöter i valberedningen ska dock härigenom aldrig överstiga sex (6) och redan utsedda ledamöter ska i detta sammanhang äga företräde. Aktieägare som utsett ledamot i valberedningen äger rätt att byta ut sådan ledamot mot annan att istället utgöra ledamot i valberedningen och om en ledamot lämnar valberedningen, innan ny valberedningen har konstituerats, ska den aktieägare som utsåg ledamoten äga rätt att utse en ersättare.

Valberedningens sammansättning ska tillkännages senast sex månader före årsstämman. Valberedningens mandatperiod sträcker sig fram till dess att ny valberedning har konstituerats. Valberedningen ska bereda och till bolagsstämman lämna förslag till: stämmoordförande, styrelseledamöter, styrelseordförande, styrelsearvode till var och en av styrelseledamöterna och styrelseordföranden samt annan ersättning för styrelseuppdrag, arvode till bolagets revisor samt, i förekommande fall, förslag till val av revisor. Vidare ska valberedningen bereda och till bolagsstämman lämna förslag till principer för valberedningens sammansättning.

Valberedningens ledamöter ska tillvarata samtliga aktieägares intresse och inte obehörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet. En valberedningsledamot ska innan uppdraget accepteras noga överväga huruvida en intressekonflikt eller andra omständigheter föreligger som gör det olämpligt att medverka i valberedningen.

Valberedningen ska tillämpa punkt 4.1 i Svensk kod för bolagsstyrning som mångfaldspolicy varmed valberedningen ska beakta att styrelsen, med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållande i övrigt ska ha en ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de bolagsstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. Vidare ska valberedningen arbeta med målet att uppnå jämn könsfördelning i styrelsen.

Valberedningen ska i övrigt fullgöra de uppgifter som enligt Svensk kod för bolagsstyrning ankommer på en valberedning. Bolaget ska på begäran av valberedningen tillhandahålla personella resurser, såsom sekreterarfunktion i valberedningen, för att underlätta dess arbete. Vid behov ska bolaget även kunna svara för skäliga kostnader för externa konsulter som av valberedningen bedöms nödvändiga för att valberedningen ska kunna fullgöra sitt uppdrag.